Générer le dossier de formation.
Le hub documents du Studio rassemble toutes les pièces Qualiopi d’une formation. Le Studio génère, l’organisation consulte, l’apprenant récupère. Voici la liste complète et comment produire chaque pièce.
Les pièces du dossier
Rangées par portée : la formation entière, une séance, ou un apprenant.
- Formation
Cahier des charges
Le document de référence pédagogique (programme, modalités, évaluation). Procédure détaillée à part.
- Formation
Programme détaillé
Le déroulé séance par séance, remis à l’apprenant et à l’organisation.
- Formation
Convention de formation
Le contrat entre l’organisme et le client. Généré par convention existante (une tuile par convention).
- Séance
Registre d’émargement
La preuve de présence d’une séance donnée, consolidée à partir des signatures des apprenants. Une tuile par séance.
- Apprenant
Certificat de réalisation
La pièce officielle attestant qu’un apprenant a suivi la formation. Une tuile par apprenant inscrit.
- Apprenant
Export des évaluations
Le récapitulatif des évaluations (positionnement, à chaud, à froid) d’un apprenant. Une tuile par apprenant.
Générer une pièce
La même mécanique pour toutes les tuiles du hub.
- Étape 01
Ouvrir le hub documents
Depuis le Studio, ouvrez la formation puis sa page Documents. Les pièces sont rangées en trois portées : Formation, Séances, Apprenants.
- Étape 02
Repérer la bonne tuile
Chaque pièce a sa tuile. Une tuile non encore générée propose « Générer » ; une tuile déjà produite affiche sa date et un lien « Télécharger ».
- Étape 03
Générer
Le PDF est produit côté serveur puis stocké. L’indicateur « Génération… » ne s’affiche que sur la tuile concernée, jamais sur les autres.
- Étape 04
Consulter ou régénérer
La consultation se fait par lien sécurisé et signé. Vous pouvez régénérer une version à tout moment après une mise à jour des données.
Partager le dossier à l’OF partenaire
La Qualiopi est portée par un organisme de formation partenaire (Evolu Formation).
Le handoff est un lien signé. Plutôt que d'envoyer des PDF par email, vous ouvrez un lien handoff sécurisé qui donne à l'OF partenaire accès au dossier de la formation. Il est réutilisable et révocable côté base.
La procédure côté OF partenaire est décrite à part. Voir l’aide OF partenaire.
Bon à savoir
Chaque PDF est un instantané. Si vous modifiez la formation, une séance ou un apprenant après avoir généré, régénérez la pièce concernée pour répercuter les changements.
Les bonnes pièces, aux bonnes personnes. L'apprenant récupère ses pièces personnelles (attestation, certificat, programme, ses évaluations) depuis son espace ; le registre d'émargement d'une séance reste réservé à l'organisation et à l'OF.
Une tuile vide ? C'est que la donnée source manque : pas d'apprenant inscrit, pas de convention, ou des champs de formation incomplets. Complétez côté édition, puis régénérez.
Pour le cahier des charges en détail
Le CDC a sa propre procédure, avec le détail des dix sections.